Valoarea contractului de închiriere pentru acest sistem este de 13.600 de lei pe o perioadă de opt luni, ceea ce corespunde unei sume lunare de 1.700 de lei. Această investiție reflectă angajamentul autorităților de a îmbunătăți calitatea serviciilor oferite comunității, sistemul fiind deja operativ la sediul SPCLEP situat pe Calea Moților nr. 5A, și având rolul de a crea un mediu ordonat și transparent pentru cetățenii care doresc să acceseze serviciile de stare civilă și de evidență a persoanelor.

Componentele Sistemului de Dirijare SEDO

Sistemul electronic SEDO este alcătuit din mai multe componente esențiale, care asigură un proces operațional coerent și eficient:

• Unitate principală cu display tactil: O unitate de distribuire a bonurilor de 21,5 inch, amplasată la intrare, permite utilizatorilor să selecteze serviciul dorit și emite un bon de ordine ce include numărul alocat, data și ora emiterii, tipologia serviciului cerut, precum și numărul persoanelor aflate în așteptare.
• Display principal de tip LED: Un ecran de 43 de inch, dotat cu un miniPC și aplicație software, funcționează ca panou central de informare, afișând numerele de ordine curente și ghișeele disponibile.
• Afișaje electronice pentru ghișee: Un total de șapte afișaje sunt installate la fiecare ghișeu, indicând visual numărul curent de ordine deservit.
• Telecomandă pentru operatori: Fiecare dintre cei șapte operatori de ghișeu are la dispoziție o telecomandă pentru a gestiona bonurile de ordine și a apela următorii solicitanți.
• Sistem audio integrat: Afișajele Ghișeului sunt echipate cu difuzoare care emit un semnal audio predefinit (voce sau „dingdong”), anunțând vizual și acustic că posesorul unui bon este chemat la ghișeu.

Funcționarea Sistemului și Avantajele pentru Cetățeni

Funcționarea sistemului este simplă și intuitivă, ghidând cetățenii prin procesul de solicitare a serviciilor. Odată ajunși în instituție, utilizatorii aleg serviciul dorit de la unitatea cu touchscreen, primesc un bon de ordine, iar apoi se îndreaptă spre ghișeul indicat în momentul în care numărul lor este apelat, fie vizual, fie vocal. Această abordare elimină aglomerarea fizică și optimizează experiența de așteptare.

Conform documentației de achiziție, printre principalele beneficii ale implementării SEDO se numără reducerea considerabilă a timpurilor de așteptare, o organizare mai bună a fluxurilor de persoane, evitarea supraaglomerării în zonele de așteptare și capacitatea de a estima cu precizie durata necesară pentru fiecare serviciu. De asemenea, sistemul contribuie la o transparență crescută și la informarea corectă a publicului, fiind essential pentru o administrație modernă. Asistența tehnică din partea personalului Primăriei este disponibilă pentru a ajuta cetățenii să se familiarizeze cu noul sistem.

Monitorizarea și Eficiența Operațională

Un aspect important al sistemului SEDO este abilitatea sa de a monitoriza în timp real diversele interacțiuni cu publicul. Această funcție permite o analiză detaliată a eficienței serviciului și identificarea potențialelor îmbunătățiri. Printre parametrii monitorizați se numără:

• Numărul total de bonuri emise în fiecare zi.
• Cantitatea de sarcini realizate în cursul zilei.
• Timpii medii de așteptare și administrare pentru fiecare solicitant.
• Numarul clienților în serviciu.
• Serviciile pentru care au fost emise bonuri și numărul apelurilor efectuate de operatori.
• Activitatea birourilor și bonurile de ordine emise pe diferite categorii de servicii.
• Timpii de așteptare maximi și detaliați pe intervale orare.
• Timpul mediu de deservire.

Aceste date oferă o imagine amplă asupra activității, permițând managementului SPCLEP să își ajusteze resursele și procesele pentru a îmbunătăți eficiența operațională.

Viziunea Locală

Introducerea sistemului electronic de dirijare a fluxului la SPCLEP din Alba Iulia este, fără îndoială, o veste pozitivă pentru cetățeni. Adesea, experiența la ghișeele instituțiilor publice aduce frustrare și așteptări îndelungate, o situație cu care mulți albaiulieni s-au obișnuit. Se remarcă faptul că, deși au existat deja programări online pentru anumite servicii, sistemul cu bonuri de ordine oferă un plus de predictibilitate și confort pentru cei care se prezintă direct. Un sfat util este să verificați întotdeauna dacă serviciul dorit necesită o programare prealabilă online; în caz contrar, familiarizarea rapidă cu noul sistem de bonuri va ajuta la eficientizarea timpului petrecut la ghișeu.